Als S6 im Katastrophenabwehrstab - Tag 4

Microsoft Teams in Zeiten der Krise aus meiner Sicht

Martin Pils, S6 im Katastrophenabwehrstab (KAST) eines Bezirks

Tag 4 – 16.03.2020

Auf in eine neue Woche

Heut war viel zu tun. Viele meiner Kunden sind von den Auswirkungen erheblich betroffen, deswegen habe ich den Vormittag fast zur Gänze in Videomeetings via Teams mit Kunden und Kollegen aus meinem Hauptberuf verbracht. Dabei habe ich die Schreckensmeldungen, Teams sei down, gar nicht mitbekommen. Dazu aber später mehr.

Am frühen Morgen habe ich mich mit einigen Ansprechpartnern von Providern in Verbindung gesetzt um zu klären wie diese die Lage der Infrastruktur einschätzen die unser Schlüsselpersonal verwendet. Grundsätzlich habe ich glaubwürdige und positive Rückmeldungen erhalten. Eine Empfehlung für den „Umgang mit dem Internetanschluss“ zuhause wird noch folgen.

Natürlich, es sind die Kinder auch daheim. Und wenn Netflix, youtube und co. in HD Qualität in gleichzeitig 3 Zimmern über das dünne Kabel kommen, braucht sich Papa nicht wundern warum beim Videochat das Bild einfriert.

Um von allen Kameraden noch zu erfahren, wer denn welchen Anschluss und Provider nun tatsächlich hat, habe ich in Forms eine Umfrage erstellt und per Register ins Teams gehängt. Das kennen wir schon von gestern und vorgestern, klappte heute wieder. Wunder.

Jedenfalls ist im Stab heut folgendes zu erledigen gewesen:

Aufbau einer virtuellen Meldesammelstelle. Diese dient dazu alle Meldungen die an den Stab kommen bzw. von diesem hinausgehen zu protokollieren und den Informationsfluss auch innerhalb des Stabes sicherzustellen. Das können wir. Normalerweise.

  1. Aber wie bauen wir das nun virtuell nach?
  2. Was sind notwendige Schritte?
  3. Welche Informationen müssen wie verarbeitet werden?

Die Lösung heute war einen eigenen Kanal im Team anzulegen, dieses mal einen privaten, um mit dem aufkommenden Informationsfluss die nicht direkt beteiligten Kameraden nicht unnötig zu belasten.

Die S6 und S3 Crew haben darauf direkten Zugriff, über eine Registerkarte wurde das Geschäftsbuch eingebunden. (Übersicht über alle Schriftstücke) – klappt soweit gut. Überlege mir gerade das mit Power Automate zu vereinfachen.

Aber nicht mehr heute.

Zuletzt haben wir mit einer E-Mail-Weiterleitung aus Outlook online noch dafür gesorgt, dass alle eingehenden E-Mails automatisch in den Kanal geleitet werden. Getestet. Fein.

Für die Meldung an die vorgesetzte Dienststelle, musste noch ein Plan erarbeitet werden, wer wann wie erreichbar ist. Das ist nicht so einfach, wenn man das Handy nicht einfach weitergeben kann, wenn man schlafen gehen will. Vermutlich werden wir uns hier noch mit Anrufweiterleitungen behelfen müssen, bis dahin müssen aber die Handynummern der Sachgebietsleiter ausreichen. Das meiste wollen wir aber ohnehin elektronisch erledigen und der gemeinsame Zugriff auf Informationen erleichtert das.

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Dann habe ich noch mit Whiteboard meinen ersten Versuch gestartet eine digitale Lagekarte zu bauen. Dank eines netten Kameraden hatte ich bald eine hochauflösende Landkarte des Bezirks mit der ich nun bis auf das Haus herunterzoomen kann. Ob sich das bewährt, werden wir sehen.

Ja, ich hatte versprochen noch auf das Thema Teams und heutiger Ausfall einzugehen.

Ich würde von einem aufmerksamen Kameraden darauf aufmerksam gemacht, dass die Medien darüber schreiben Teams sei ausgefallen. Wie gesagt, ich war den Vormittag über dauernd mit Teams in Videokonferenzen und habe davon nichts mitbekommen. Fakt ist aber, dass es tatsächlich am Nachmittag eine Weile Probleme mit dem Chat gegeben hat.

Ging an uns vorbei. Hat uns nicht beeinträchtigt.

Ich nehme an, Microsoft arbeitet mit Hochdruck daran, den Ansturm im Griff zu behalten.

Zu guter Letzt, hat sich nun die erste tägliche Routine etabliert. Um 20:00 Uhr spricht der Chef. Videokonferenz im großen Stab. Schon beim zweiten solchen Meeting beinahe Routine. Kaum noch Fragen zur Bedienung, zu Headset und Co. Das geht wirklich rasch. Bin positiv überrascht.

Soweit Tag 4 aus dem Stab. Wir sind motiviert und gut vorbereitet. Auf alle Aufgaben die in den kommenden Tagen und Wochen auf uns zukommen.